PowerPoint

Önben is felmerült már, hogy a PowerPoint-tal készült prezentációk túl lineárisak? Első dia, második dia, harmadik dia,…, sokadik dia. Ha pedig az előadás végén a közönség kérdez, akkor lehet vadul visszapörgetni a prezentációt, amíg meg nem találjuk a keresett diát. Ilyenkor sokszor az is jól jönne, ha egy képet vagy ábrát kinagyíthatnánk, de sajnos a PowerPoint erre sem biztosít lehetőséget. 

Bár léteznek olyan prezentációs szoftverek, amelyek a PowerPoint-nál jóval látványosabbak és interaktívabbak (pl. Prezi), jó tudni, hogy kis segítséggel a PowerPoint is képes a fenti hiányosságok orvoslására. Ezt a segítséget pptPlex-nek hívják.

Hiába írunk 2010-et, idegen helyen (idegen infomatikai környezetben) előadni egyet jelent a váratlan − és egyben kellemetlen − meglepetésekkel.

A PowerPoint 2010-ben van azonban két apró szolgáltatás, amely egy kicsit könnyíthet ezen a helyzeten:

1)Az elkészült prezentáció „összecsomagolása” indulás előtt

A „Package Presentation for a CD” menüpont segítségével a teljes prezentációt becsomagoltathatjuk a PowerPoint 2010-zel. A PowerPoint ezen funkciója azért nagyon hasznos, mert a prezentációhoz tartozó összes mellékletet (pl.: videók, hangok, fontok) egybecsomagolja, biztosan semmit nem felejtünk ki.

Az üzleti életben az egyes oktatások során, a munkatársaknak tartott tájékoztatókon vagy a menedzsmentnek tartott beszámolók alatt szinte egyeduralkodóvá vált egy szoftver: a PowerPoint.

Az ezabeszed.hu szerzőiként továbbra is valljuk, hogy az előadások hatásossága elsősorban az előadón múlik. A prezentáció sikere csak másodsorban múlik a használt eszközökön.

Ugyanakkor azt is valljuk, hogy érdemes figyelemmel kísérni a fejlődést, az új szoftverváltozatok által felkínált lehetőségeket.

A PowerPoint 2010 Beta változata a Microsoft oldaláról az írás időpontjában ingyenesen letölthető, lehet próbálgatni.

Jóllehet a PowerPoint életében „a nagy ugrást” a 2007-es változat hozta, a PowerPoint 2010 Beta változatában is van egy-két figyelemre méltó újítás. Ezek közül az egyik a video (.wmv) formátumban történő mentés lehetősége. A funkciót a Save As, vagy a File menü Share menüpontjában lehet elérni. Kellő elszántsággal eddig is meg lehetett oldani a PPT állomány videóként történő elmentését, de közel sem olyan egyszerűen, mint a PowerPoint új, 2010-es változatában.

Műszakiak. Napjaim nagy részét műszaki végzettségű emberek között töltöm. A projektindítások, megbeszélések, projektértékelő összejövetelek, auditok vagy éppen a "management review"-k mindennaposak. Ezeken a részvevőknek gyakran be kell mutatniuk az eredményeiket, néha a problémáikat, az ötleteiket. Egyszóval meglehetősen gyakori, hogy ilyen vagy olyan formában, elő kell adni. És ebben a pillanatban lesz fontos az, hogy kik az "előadók"! Műszakiak.

Több írásban kerülgettem már, világosan azonban nem fogalmaztam meg a véleményemet a PowerPoint használatáról:

a PowerPoint-ról általában, ha csak tehetem, azt mondom: ne használja! Vannak azonban realitások, amelyeket figyelembe kell venni. Emiatt a véleményemet a következőképpen szoktam árnyalni: megértem, ha a PowerPoint használata mellett dönt, ebben az esetben azonban használja azt rendesen!

Előadásra készülve az egyik legnehezebb feladat a szelektálás: az izgalmas, érdekes – de felesleges – részek elhagyása. Ennél már csak egy nehezebb feladat van: amikor másokat kell rávennünk arra, hogy prezentációjukból elhagyják a felesleges részeket.

Úgy látom, hogy minél nagyobb egy vállalat, annál kedveltebb kommunikációs eszköznek számít a PowerPoint. Miért van ez így? Nem tudom. Mindemellett azt is látom, hogy rengeteg az olyan PowerPoint-fóliasor, amely tele van kisebb-nagyobb hibákkal. Kár értük.

Ebben a példában egy ténylegesen lezajlott, PowerPoint-alapú előadás egy részletét mutatom be.

Képzeljen el egy PowerPoint-os előadást, ami éppen egy kevésbé élvezetes részénél tart. A téma kapcsolódik az orvosláshoz és az orvosokhoz, de a hallgatók nem orvosok. Ekkor, több szárazabb PowerPoint-fólia után megjelenik ez a kép, úgy 7 méteres átmérővel kivetítve:

Egy kép többet mond ezer szónál ‒ én még nem találkoztam olyan emberrel, aki vitatta volna ennek a mondatnak az igazságtartalmát. Tegyük fel, hogy Ön a mérhetetlen mértékű levegőszennyezésről beszél. Egy ilyen fotó tökéletesen illusztrálhatja az állítását: