Előadásra készülve az egyik legnehezebb feladat a szelektálás: az izgalmas, érdekes – de felesleges – részek elhagyása. Ennél már csak egy nehezebb feladat van: amikor másokat kell rávennünk arra, hogy prezentációjukból elhagyják a felesleges részeket.
Sajnos nem ritka, hogy már fut a PowerPoint, a Prezi, a Keynote vagy bármilyen más eszköz, amikor először felmerül a kérdés: mi marad, és mit kell kihagynunk a (majdani) prezentációból? Amíg ezt a kérdést nem válaszoltuk meg, addig semmi szükség nincs a PowerPointra!
De valójában nem is az a legelső kérdés, hogy mit hagyjunk ki a PowerPoint fóliasorból, hanem az, hogy: mi a prezentáció célja? Ezt a kérdést én mindig felteszem, sőt a választ le is írom, íratom. Íme néhány példa arra, hogy mi lehet a prezentáció célja:
- szervezeti átalakulás bejelentése (pl.: földrajzi régiók helyett termékek köré szervezett munkacsoportok);
- világossá tenni, hogy az üzleti célok elérése érdekében milyen értékeket kell megőrizni (pl.: elsőre hibátlan termék), és milyen új értékekre kell mostantól hangsúlyt helyezni (pl.: rövidebb termékfejlesztési ciklus);
- ráébreszteni a munkatársakat arra, hogy mi az ő személyes felelősségük a vásárlók elégedettségében (pl.: az ügyfél számára hasznot hozó megoldás kiválasztása, panaszok helyes értelmezése, esetleg egy barátságos mosoly…)
- …
Azt a saját bőrömön tanultam meg, hogy:
egy előadásnak csak egy célja van! Lehet, hogy a prezentáció több részből épül fel, és minden rész egy kicsit másról szól, de végül mindegyik ugyanazt az eredeti célt kell hogy szolgálja!
Időnként meglep, hogy milyen sokan nem értenek egyet az "egy előadás, egy cél" szabállyal! A prezentációjuk után pár nappal pedig ott állnak csodálkozva, hogy a közönség semmire sem emlékszik abból, ami olyan nagy gonddal került a PowerPoint fóliasorra.
Sehol nem volt még a PowerPoint, a Keynote, a Prezi meg aztán végképp nem, amikor papírra vetették az ősi bölcsességet: aki sokat markol, az keveset fog! Ilyen egyszerű ez. A célt pedig a PowerPoint indítása előtt kell kijelölni. Nagyon régóta vallom ezt az elvet, de sokáig nehézséget okozott meggyőznöm azokat, akiket a felkészülés során segítettem. Aztán valahol találtam egy egyszerű (de nagyon szemléletes) ábrát, ami többnyire a kétkedőket is gondolkodásra készteti. Valahogy így néz ki:
Az ábra egyik legfontosabb eleme az, ami nem szerepel rajta! Nincs rajta egyetlen egy olyan út sem, ami ne kanyarodna vissza az eredeti üzenethez és az eredeti célhoz! Azaz nincsenek rajta leágazások, mellékvágányok!
Kimarad minden a prezentációból, ami ugyan valahol kapcsolódik a célhoz, de igazából csak azért kerülne bele, mert:
- olyan "jópofa",
- az előadó szeret róla beszélni,
- hozzá van látványos illusztráció (ez komoly!)
- …
Nem szeretném, ha félreértene: ahhoz, hogy az előadás élvezetes legyen, kellenek az eszközök (legyen az Keynote, PowerPoint, Prezi vagy "csak" egy flipchart), kellenek a díszítések, kell a humor, a történet és még sok-sok minden. De ezek közül csak az maradhat, ami előre, a cél felé visz! Leágazások semmiképpen sem!
Zárásként a két kedvenc példámat szeretném megmutatni:
1. az egyik az állatorvosi ló, az igazi ellenpélda. Prezentáció a Közlekedési Igazgatóság gazdálkodásáról ‒ az a fajta PowerPoint prezentáció, ami miatt a "PowerPoint-mérgezés" fogalma megszületett.
Igazi kincsesbánya ez a BKV-s prezentáció előadástechnikai ellenpéldákhoz, de itt most csak azt a kérdést teszem fel: mi volt Dr. Kocsis István célja ezzel a prezentációval? És a PowerPoint fóliasor egyes részei ezt a célt szolgálják?
Úgy tűnik, hogy legalább 2-3 eltérő célja lehetett, amelyek persze egymás ellen dolgoznak:
BKV prezentáció
[5]
2. A kedvenc pozitív példám pedig:
Sir Ken Robinson a TED-en, egy 20 perces előadásban arról beszélt, hogy a mostani iskolarendszer kiöli a gyerekekből a kreativitást, és ez így nem jó, valamit tenni kell! Világos, egyértelmű, tömör cél. Nyilvánvaló, hogy milyen hatást akar elérni. (Előadása persze egyéb előadástechnikai szempontokból is megérne egy külön elemzést!) Közben pedig az sem megy ki a fejemből, hogy mennyire NEM hiányzik a háta mögül a PowerPoint fóliasor…